Pentingnya Komunikasi Bisnis

Sebuah bisnis dapat berjalan dengan baik apabila memiliki sistem komunikasi bisnis yang baik pula. Dalam sebuah perusahaan, komunikasi yang jelas harus diterapkan antara karyawan, manajer, pimpinan bisnis hingga kepada para pelanggan bisnis. Jika tidak dijalankan dengan tepat, maka bisa menyebabkan kekacauan dalam bisnis hingga loss sales.

Pengertian Komunikasi Bisnis

Adapun pengertian komunikasi bisnis menurut beberapa ahli, diantaranya sebagai berikut :

Menurut Wikipedia.org, menjelaskan pengertian komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal. Apa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis harus ada melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara menawarkan produk biar lebih efektif.

Menurut Persing (1981:108), pengertian komunikasi bisnis adalah proses penyampaian arti melalui lambang-lambang yang meliputi keseluruhan unsur-unsur yang berhubungan dengan proses penyampaian dan penerimaan pesan, baik itu dalam bentuk tulisan, lisan, maupun nonverbal.

Menurut Rosenbalt (1982:7), pengertian komunikasi bisnis adalah pertukaran ide-ide opini, informasi, instruksi dan sejenisnya, yang dikemukakan baik secara personal ataupun nonpersonal melalui simbol/tanda untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan.

Menurut Katz (1994:4), apa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis sama halnya dengan adanya pertukaran ide, pesan dan konsep yang berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan komersial.

Dari keempat pengertian komunikasi bisnis diatas dapat disimpulkan apa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah upaya perusahaan dengan melakukan adanya pertukaran ide-ide, gagasan dan opini setiap karyawan sehingga dapat terjadi komunikasi bisnis dua arah. Hal tersebut dipicu agar semakin meningkatkan motivasi bisnis dan kinerja dari perusahaan tersebut.

Tujuan Komunikasi Bisnis

Pada dasarnya komunikasi dalam bisnis memiliki tujuan utama sebagai pemberi informasi, persuasi, kolaborasi hingga integrasi.

Untuk lebih jelasnya, berikut adalah penjelasan masing-masing tujuan dari sebuah komunikasi dalam dunia bisnis:

1. Memberikan Informasi

Salah satu tujuan utama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi terkait sebuah bisnis kepada pihak lain dengan tujuan tertentu.

Bentuk dari komunikasi tersebut bisa berupa surat elektronik, iklan maupun melalui website perusahaan. Dengan dunia digital yang berkembang pesat, sebagian besar perusahaan menggunakan media tersebut sebagai alat menyampaikan sebuah informasi.

Salah satu contoh bentuk atau jenis komunikasi ini adalah pemberitahuan kepada karyawan untuk bekerja WFH. Sebuah perusahaan memutuskan untuk memberikan keringanan pekerjanya dengan bekerja di rumah selama masa corona. Agar informasi ini dapat tersampaikan ke seluruh karyawan perusahaan, maka dapat dikirimkan ke email seluruh karyawan.

2. Teknik Persuasi

Selanjutnya, tujuan dari sebuah komunikasi dalam bisnis adalah untuk melakukan persuasi atau memberikan pengaruh kepada pihak lain.

Persuasi adalah mempengaruhi atau meyakinkan pihak lain agar sepaham atau setuju dengan yang diinginkan oleh perusahaan. Biasanya hal ini dilakukan oleh pihak procurement ketika ingin membeli sebuah barang. Namun, ketika menginginkan harga yang murah, perusahaan harus membeli dengan jumlah minimal tertentu.

3. Kerjasama

Sebuah komunikasi bisnis yang baik juga bertujuan untuk membuat kerjasama yang baik dengan pihak lain baik dalam bentuk perorangan atau perusahaan.

Saat ini, proses kerja sama dapat dilakukan untuk tujuan pengembangan perusahaan maupun untuk meningkatkan penjualan. Sama seperti sebelumnya, alat yang paling sering digunakan untuk tujuan ini adalah email, Video call dan internet.

4. Integrasi

Sering kali masalah yang terjadi dalam sebuah perusahaan adalah karena adanya miss komunikasi antara satu pihak dengan pihak lainnya. Hal ini dikarenakan komunikasi yang tidak lancar sehingga menyebabkan informasi yang diterima pun hanya sebagian.

Oleh karena itu, komunikasi bertujuan untuk mengintegrasi seluruh informasi menjadi satu sehingga membuat informasi menjadi lebih jelas dan dimengerti oleh pihak lain.

Macam-Macam Teknik Komunikasi Dalam Dunia Bisnis

Setelah mengetahui tujuan dari sebuah komunikasi dalam bisnis, penting juga untuk mengetahui cara dan teknik penerapannya.

Karena ketika sebuah perusahaan dapat menerapkan sistem komunikasi yang tepat, maka akan memberikan dampak yang positif pula. Oleh karena itu, pastikan untuk mengetahui tipe teknik yang ada dalam sebuah komunikasi bisnis, seperti:

1. Teknik Verbal

Teknik pertama yang digunakan dalam sebuah komunikasi adalah teknik verbal. Jenis teknik ini menggunakan bahasa verbal untuk menyampaikan sebuah informasi secara langsung kepada orang lain.

Meskipun cara penyampaiannya dapat menggunakan beberapa media seperti telepon atau video call, namun teknik ini dirasa sangat efektif.

Namun, salah satu hal yang perlu diperhatikan dalam melaksanakan teknik adalah nada bicara serta cara penyampaiannya. Karena orang lain tidak bisa membaca yang dikatakan, maka pastikan menyampaikan informasi dengan tidak terlalu cepat dan dengan suara yang jelas. 

Komunikasi verbal digunakan untuk mendiskusikan ide, mengungkapkan pendapat, menyampaikan perintah dan membujuk pendengar.

Seorang komunikator verbal yang efektif harus jelas menyampikan pesan yang ingin mereka sampaikan dan bersedia mendengarkan argumen yang bertentangan. Komunikasi verbal juga melibatkan persiapan untuk mendukung argumen dengan contoh nyata.

Penting untuk mempertahankan nada suara yang baik saat berkomunikasi secara tatap muka dan melalui telepon.

Berikut adalah beberapa pengaturan bisnis yang memerlukan komunikasi verbal :

• Rapat
• Panggilan konferensi.
• Diskusi proyek.
• Proposal Bisnis.
• Presentasi

2. Teknik Non Verbal

Jenis teknik yang paling banyak digunakan dalam kehidupan sehari-hari dalam sebuah bisnis adalah teknik non-verbal. Seringkali orang tidak menyadari bahwa gerakan tubuh dapat menunjukkan sebuah komunikasi yang tidak tersampaikan secara langsung kepada pihak lain.

Jadi, penggunaan bahasa tubuh atau gestur tubuh dalam berkomunikasi juga sangatlah penting untuk diperhatikan, terutama jika berurusan dengan atasan. 

Data statistik menunjukkan pentingnya komunikasi non-verbal ketika berinteraksi dengan partner bisnis. Aspek umum dari komunikasi non-verbal adalah bahasa tubuh.

Berkomunikasi menggunakan bahasa tubuh termasuk gerakan, kontak mata dan postur, ketiga hal inimerupakan aspek penting dari komunikasi non-verbal.

Melibatkan kontak mata menunjukkan bahwa Anda tertarik dengan apa yang dikatakan dan mendengarkan dengan penuh perhatian.

Namun, keseimbangan harus dicapai sehubungan dengan kontak mata karena terlalu banyak kontak mata dapat dianggap sebagai tanda agresi dan terlalu sedikit kontak mata dapat dianggap sebagai tanda tidak tertarik.

Ada beberapa isyarat non-verbal saat berkomunikasi, termasuk yang berikut :

• Mencondongkan tubuh ke depan, mengabaikan gangguan, dan mengangguk pelan adalah tanda memperhatikan.
• Menyilangkan lengan, menggunakan penghalang fisik dan melihat sekeliling seolah mencari pelarian menunjukkan pendekatan defensif.
• Senyum, pernapasan stabil dan tidak mengernyitkan dahi adalah tanda bahwa orang tersebut rileks.

3. Komunikasi Tertulis

Komunikasi tertulis adalah salah satu teknik komunikasi yang banyak digunakan di perusahaan untuk menyampaikan sebuah informasi.

Jika dulu perusahaan menggunakan surat fisik saja, saat ini surat juga tetap dikirim menggunakan surat elektronik. Hal ini untuk membuktikan bahwa perusahaan telah mengirimkan informasi baik secara elektronik maupun manual.

Sama halnya dengan teknik verbal, bahasa yang digunakan dalam menyampaikan informasi harus sesuai dengan penerima.

Namun bedanya dalam hal ini, perusahaan tidak menyampaikan yang diinginkan secara langsung melainkan dengan teknik menulis. Oleh karena itu, pastikan menggunakan bahasa yang jelas serta mudah dimengerti oleh orang lain.

Hal-hal berikut harus dipertimbangkan ketika berkomunikasi secara tertulis :

a. Audiens

Pikirkan tentang siapa yang akan membaca email Anda sebelum Anda mengirimnya. Mengetahui audiens Anda akan membantu Anda menyesuaikan nada sehingga pesan Anda disampaikan dengan cara yang paling efektif.

b. Formalitas

Tingkat formalitas akan diubah sesuai dengan audiens Anda dan jenis komunikasi tertulis. Misalnya, surat bisnis akan ditulis dalam nada yang lebih formal daripada email. Anda dapat menggunakan judul dan pemformatan untuk mengubah formalitas komunikasi tertulis.

c. Gaya

Gaya komunikasi tertulis Anda akan tergantung pada metode yang Anda gunakan. Misalnya, email harus sesingkat mungkin.

Cara Penyampaian Komunikasi Bisnis yang Tepat

Setiap teknik komunikasi bisnis memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Kelebihan dan kekurangan tersebut dapat muncul ketika digunakan dalam kondisi yang semestinya. Pastikan untuk memilih teknik dan metode yang benar ketika ingin melakukan sebuah komunikasi.

Berikut ini adalah beberapa teknik komunikasi yang efektif untuk menyampaikan pesan Anda secara profesional:

1. One by One atau Secara Individu

Anggota tim individu Anda memiliki kepribadian yang berbeda dan, oleh karena itu, beberapa orang mungkin lebih nyaman mendiskusikan masalah secara pribadi.

Teknik komunikasi ini paling baik ketika mengangkat topik sensitif karena ini akan mencegah rasa malu. Tidak selalu mungkin untuk berbicara dengan anggota tim Anda atas dasar satu-satu karena, karena alasan hukum, beberapa masalah mungkin memerlukan keterlibatan perwakilan SDM.

2. Presentasi

Komunikasi visual mungkin lebih efektif untuk beberapa karyawan Anda. Presentasi membantu untuk mengkomunikasikan pesan Anda dengan cara visual.

Menggunakan presentasi juga memberikan kesempatan untuk membuat pesan Anda sesingkat mungkin untuk mencegah informasi yang berlebihan.

3. Pelatihan

Pelatihan bisnis dapat disampaikan dalam berbagai format. Pelatihan dapat diberikan secara langsung atau menggunakan metode elektronik.

Apa pun itu, pelatihan adalah aspek penting untuk mengomunikasikan gagasan dan harapan perusahaan Anda. Anda harus berusaha membuat pelatihan semenarik mungkin untuk meningkatkan kemungkinan karyawan Anda menyimpan informasi.

4. Rapat tim

Rapat tim adalah cara yang efektif untuk menyampaikan pesan Anda dan mendengarkan apa yang dikatakan tim Anda. Rapat tim hanya bisa efektif ketika peserta didorong untuk bersikap terbuka dan jujur.

Sebagai pemilik dan manajer bisnis, Anda harus memimpin dan menetapkan langkah dalam pertemuan tim Anda untuk mempromosikan budaya keterbukaan.

Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Komunikasi Bisnis

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan komunukasi bisnis di bawah ini akan untuk membantu Anda memimpin dengan otoritas sehingga orang akan mengikuti arahan Anda:

1. Percaya diri dan serius

Berkomunikasi dengan pasti akan menanamkan kepercayaan pada orang lain. Sulit bagi orang lain untuk menerima pesan Anda jika komunikasi Anda tidak serius dan tidak pasti.

Hindari pertanyaan dan gunakan pernyataan. Mungkin terlihat lebih diplomatis untuk mengajukan pertanyaan, namun, ada beberapa contoh ketika Anda perlu mengarahkan tim Anda.

Menggunakan kata-kata “maukah kamu?” memungkinkan anggota tim Anda mengatakan “tidak” dan kemudian memberikan alasan. Untuk menghindari situasi ini, gunakan arahan, seperti “Aku ingin kamu.”

2. Bersikap ramah

Meskipun Anda perlu menggambarkan citra profesional yang menegaskan otoritas Anda, Anda masih bisa mempertahankan pendekatan yang ramah saat berkomunikasi. Mengadopsi nada bersahabat dalam komunikasi tertulis dan tatap muka karena bersikap sopan memudahkan Anda mendapatkan yang terbaik dari tim Anda.

Sentuhan-sentuhan sederhana dalam komunikasi tertulis, seperti “Saya harap Anda menikmati akhir pekan Anda” bekerja sangat baik untuk membangun hubungan bisnis yang positif

3. Gunakan kesederhanaan

Berkomunikasi menggunakan kata-kata yang jelas dan sederhana untuk menghindari kesalahpahaman. Gunakan kata-kata yang dapat dipahami semua orang sehingga tidak ada ruang untuk kebingungan.

Memasukkan kata-kata kompleks ketika berkomunikasi tidak efektif karena Anda mungkin harus menghabiskan waktu untuk menjelaskan apa yang Anda maksudkan. Atau, pendengar mungkin tidak meminta klarifikasi dan pergi dengan perasaan bingung.

4. Sertakan tenggat waktu

Berkomunikasi tanpa memberikan tenggat waktu yang konkret untuk menyelesaikan tugas akan menyebabkan tim Anda menambahkan permintaan Anda ke bagian bawah daftar tugas yang harus mereka lakukan. Berikan tenggat waktu tim Anda untuk menekankan bahwa permintaan Anda harus dijadikan prioritas.

Tenggat waktu menambah rasa urgensi pada komunikasi Anda, yang berarti Anda dapat meminta pertanggungjawaban tim Anda jika tenggat waktu terlewatkan.

5. Dengarkan tim Anda

Komunikasi yang efektif meliputi mendengarkan serta berbicara. Meskipun pesan Anda penting, Anda juga harus menunjukkan bahwa Anda menghargai pendapat seluruh tim Anda dengan selalu siap untuk mendengarkan. Berusahalah untuk secara aktif mendengarkan orang lain.

Mendengarkan secara aktif melibatkan memperhatikan dengan seksama apa yang sedang Anda sampaikan dan mengajukan pertanyaan untuk menjelaskan jika perlu.

6. Tetap berpikiran terbuka

Teknik komunikasi ini sebagai lanjutan dari mendengarkan. Berpikiran terbuka saat berkomunikasi berarti Anda bersedia memahami sudut pandang seseorang, bahkan jika Anda telah membentuk ide-ide yang terbentuk sebelumnya.

Untuk percakapan yang lebih produktif, Anda harus mengadopsi pendekatan komunikasi yang fleksibel ketika Anda tidak setuju dengan seseorang.

7. Ulangi informasi penting

Tim Anda dibanjiri dengan informasi setiap hari. Teknik komunikasi yang efektif adalah mengulangi permintaan Anda. Teknik ini sangat penting ketika ada pushback terhadap apa yang Anda minta.

Misalnya, anggota tim Anda mungkin percaya bahwa permintaan untuk menghasilkan laporan tidak mendesak dan menawarkan alasan untuk keyakinan ini.

Dalam skenario ini, tunjukkan bahwa Anda telah mendengarkan alasan karyawan Anda dan ulangi bahwa laporan masih tetap menjadi prioritas yang mendesak. Pendekatan ini menunjukkan bahwa Anda telah mendengarkan, namun, posisi Anda masih tetap sama.

Kesimpulan

Melihat perkembangan dan perubahan yang terus terjadi, maka pastikan untuk memiliki komunikasi bisnis yang tepat dan efektif. Hal ini bertujuan untuk mencegah terjadinya miss komunikasi antara internal maupun eksternal bisnis.

Oleh karena, itu, untuk memastikan bahwa sebuah komunikasi telah berjalan dengan benar, maka lakukan evaluasi komunikasi terhadap seluruh komponen bisnis.